Verwerkersovereenkomst

Bijlage – verwerking persoonsgegevens

pdf

Opdrachtgever en Leverancier zijn een Overeenkomst aangegaan voor de levering van bepaalde diensten. Indien Leverancier bij de uitvoering van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever Persoonsgegevens verwerkt, zijn in aanvulling op de Algemene Voorwaarden van Nuntius dan wel de Hosting Voorwaarden van Nuntius de onderstaande voorwaarden van toepassing.
Artikel 1. Algemeen
1. De begrippen die in deze Bijlage worden gebruikt, zijn gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) en hebben de betekenis die daaraan in de AVG is toegekend.
2. Bij de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst, wordt Opdrachtgever aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke, of indien Opdrachtgever de Persoonsgegevens ten behoeve van een derde partij verwerkt, als Verwerker. Leverancier vervult (afhankelijk van de hoedanigheid waarin de Opdrachtgever Persoonsgegevens verwerkt) de rol van Verwerker of Subverwerker.
Artikel 2. Doeleinden van de verwerking
1. Leverancier verbindt zich ertoe om onder de voorwaarden uit de Overeenkomst in opdracht van Opdrachtgever Persoonsgegevens te verwerken. De verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
2. Leverancier zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Opdrachtgever is vastgesteld. Opdrachtgever zal Leverancier schriftelijk op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Bijlage zijn genoemd. In het addendum van deze Bijlage is vastgelegd om welke categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens het gaat.
3. Leverancier heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens. Leverancier neemt geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van Persoonsgegevens.
Artikel 3. Verplichtingen leverancier
1. Ten aanzien van de in artikel 2 genoemde verwerkingen zal Leverancier zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van Persoonsgegevens.
2. Leverancier zal Persoonsgegevens en andere gegevens verwerken die door of namens de Opdrachtgever aan Leverancier zullen worden aangeleverd zoals aangegeven in het addendum.
3. Leverancier zal Opdrachtgever, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Bijlage.
4. De verplichtingen van Leverancier die uit deze Bijlage voortvloeien, gelden ook voor degenen die Persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Leverancier.
5. Leverancier zal Opdrachtgever in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van Opdrachtgever in strijd is met relevante privacywet- en regelgeving.
6. Leverancier zal Opdrachtgever de noodzakelijke medewerking verlenen wanneer er in het kader van de verwerking een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, of voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, noodzakelijk mocht zijn.
Artikel 4. Doorgifte van persoonsgegevens
1. Leverancier mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie, met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving.
2. Leverancier zal Opdrachtgever, op diens verzoek daartoe, melden om welk land of landen het gaat.
3. Indien verwerking moet plaatsvinden op basis van een wettelijke verplichting, zal Leverancier Opdrachtgever voorafgaand hieraan informeren omtrent dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving verbiedt.
Artikel 5. Verdeling van verantwoordelijkheid
1. Partijen zullen zorgdragen voor de naleving van toepasselijke privacywet- en regelgeving.
2. De toegestane verwerkingen zullen door Leverancier worden uitgevoerd binnen een (semi-) geautomatiseerde omgeving.
3. Leverancier is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de Persoonsgegevens onder deze Bijlage, overeenkomstig de schriftelijke instructies van Opdrachtgever en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. Voor alle overige verwerkingen van Persoonsgegevens die niet door Leverancier worden gedaan, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot het verzamelen van de Persoonsgegevens door Opdrachtgever, verwerkingen voor doeleinden die niet door Opdrachtgever aan Leverancier zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Leverancier niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij Opdrachtgever.
4. Opdrachtgever staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerkingen van Persoonsgegevens, zoals bedoeld in deze Bijlage, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden.
Artikel 6. Inschakelen van derden of onderaannemers
1. Opdrachtgever verleent Leverancier hierbij toestemming om bij de verwerking derden (subverwerkers) in te schakelen.
2. Op verzoek van Opdrachtgever zal Leverancier Opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde subverwerkers. Opdrachtgever heeft het recht om bezwaar te maken tegen het inschakelen van een subverwerker. Dit bezwaar dient schriftelijk, binnen twee weken en door argumenten ondersteund, te worden ingediend.
3. Leverancier zorgt er onvoorwaardelijk voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Opdrachtgever en Leverancier zijn overeengekomen. Leverancier staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden.
Artikel 7. Beveiliging
1. Leverancier zal zich inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van Persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
2. Toegang tot Persoonsgegevens is beperkt tot gemachtigde personen die gebonden zijn aan geheimhouding.
3. Leverancier staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Leverancier zal zich inspannen om de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de Persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
4. Opdrachtgever stelt enkel Persoonsgegevens ter verwerking aan Leverancier ter beschikking, indien Opdrachtgever zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
Artikel 8. Meldplicht
1. In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidde tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwekte gegevens) zal Leverancier, zich naar beste kunnen inspannen om Opdrachtgever daarover zo snel mogelijk (binnen 48 uur na kennisname) te informeren, naar aanleiding waarvan Opdrachtgever beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Leverancier spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.
2. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Leverancier meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het melden naar de relevante autoriteiten.
3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede: a. Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek; b. Wat is het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg; c. Wat is de (voorgestelde) oplossing; d. Wat de reeds ondernomen maatregelen zijn; e. Contactgegevens voor de opvolging van de melding; f. Wie geïnformeerd is (zoals betrokkene zelf, Opdrachtgever, toezichthouder).
Artikel 9. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
1. In het geval dat een betrokkene een verzoek over zijn persoonsgegevens richt aan Leverancier, zal Leverancier het verzoek doorsturen aan Opdrachtgever en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Opdrachtgever zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de Opdrachtgever hulp benodigd heeft van Leverancier voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, zal Leverancier hieraan meewerken met passende organisatorische en technische maatregelen en kan Leverancier hiervoor onverwijld kosten in rekening brengen.
Artikel 10. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
1. Op alle Persoonsgegevens die Leverancier van Opdrachtgever ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Bijlage, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Leverancier zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is. Tot geheimhouding worden ook verplicht alle medewerkers die toegang hebben tot deze gegevens en eventuele Sub-Verwerkers.
2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing: a. Voor zover Opdrachtgever uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen; of b. Indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst of deze Bijlage; en c. Indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 11. Audit
1. Opdrachtgever heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT-deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze Bijlage.
2. Leverancier laat zelf op regelmatige basis audits uitvoeren, waarvan de audit-rapporten ter kennisname beschikbaar zijn voor Opdrachtgever. Het ligt voor de hand dat Opdrachtgever eerst na kennisname van deze audit-rapporten een besluit neemt omtrent het zelf laten uitvoeren van een audit bij Leverancier. De door Opdrachtgever geïnitieerde audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Opdrachtgever, eens per jaar plaats.
3. Leverancier zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs (behoudens privacygevoelige gegevens van derden), en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen.
4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
5. De redelijke kosten voor de audit worden door de Opdrachtgever gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren ICT-deskundige altijd door Opdrachtgever zullen worden gedragen.
Artikel 12. Duur en opzegging
1. De Bijlage is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
2. De Bijlage kan tussentijds niet worden opgezegd.
3. Partijen mogen deze Bijlage alleen wijzigen met wederzijdse instemming.
4. Na beëindiging van de Bijlage vernietigt Leverancier de van Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens onverwijld dan wel worden deze terugbezorgd aan Opdrachtgever en worden kopieën verwijderd, tenzij opslag van de persoonsgegevens wettelijk verplicht is.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
1. Opdrachtgever staat er voor in dat de verwerking van de persoonsgegevens op basis van de Overeenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op rechten van betrokkenen.
2. Leverancier is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving door Opdrachtgever. Opdrachtgever vrijwaart Leverancier voor aanspraken van derden op grond van zulke schade.De vrijwaring geldt ook voor eventuele boetes die aan Leverancier worden opgelegd tengevolge van het handelen of nalaten van Opdrachtgever.

Vragen?

Invalid Input
Vul de captcha in!